Paso 1: Preparación
Fuente: Elaboración propia a partir de Pautas para la realización de “After Action Reviews” o reuniones de Reflexión Después de la Acción. Banco Interamericano de Desarrollo; 2009.
1. Identificar el tema y propósito
En este momento es necesario definir cuál es el propósito, qué se quiere aprender o sobre qué proceso o etapa se va a reflexionar. De igual manera es importante identificar porque es necesario aplicar la metodología (ej ¿se requiere alguna mejora?, ¿se han presentado fallas o resultados inesperados?, ¿esta etapa es crítica para el desarrollo de las demás etapas o para el desarrollo completo de la actividad o proceso?).
El equipo participante discutirá y analizará en conjunto de manera que se genere consenso frente al tema y propósito.
El equipo debe identificar la etapa sobre la cual se va a realizar la evaluación, de igual manera identificar áreas, procesos o funciones técnicas específicas, en el marco de la preparación, la planeación y la respuesta, que permitan ordenar la administración de la metodología.
A continuación, se presentan ejemplos de procesos o componentes y áreas o funciones en cada uno, en el marco de la respuesta ante un brote epidemia o EISP, para definir el enfoque de la evaluación.
2. Seleccionar participantes
Serán convocados los participantes, por lo que es necesario identificar un grupo representativo para la implementación de la metodología.
Además del equipo involucrado en la preparación, la planeación y la respuesta, se podría convocar a líderes o coordinadores, sin embargo, se debe tener en cuenta que cierto tipo de participantes o personas externas inhiben la participación del equipo.
El número de participantes recomendado está entre 5 y 8, para facilitar la participación activa. Para equipos más grandes, pueden realizarse varias sesiones (3 – 5).
3. Definir roles
En este momento se definirán los roles y las personas asignadas a cada rol.
Para la aplicación de la metodología es necesario que se definan, mínimo, los siguientes roles:
- Facilitador
- Relator
- Moderador
Tabla. Roles y funciones generales, Evaluación después de la acción.
Fuente. Elaboración propia a partir de Pautas para la realización de “After Action Reviews” o reuniones de Reflexión Después de la Acción. Banco Interamericano de Desarrollo. 2009.
4. Preparar materiales y logística
En este momento se requiere preparar los materiales necesarios para el desarrollo de la metodología (tarjetas, listas de chequeo para abordaje de los diferentes temas, marcadores, tablero, computador, de ser posible una grabadora, entre otros), así como el lugar para la reunión.
En caso de que la actividad o proceso se haya desarrollado en áreas de difícil acceso, escenarios rurales o en condiciones geográficas o poblacionales particulares (como los escenarios en los que habitualmente se desarrolla la respuesta a brotes, epidemias y EISP), se usarán los materiales disponibles, adaptados a las condiciones (hojas, lápices, bolígrafos, entre otros).